Over de historie van het model Schoolbegroting PO

1 augustus 2014

Oorspronkelijke model

Het allereerste, integrale begrotingsmodel voor het primair onderwijs werd in 2004/2005 ontwikkeld in het kader van de pilot lumpsum. De Johannes Calvijnschool te Sliedrecht gebruikte een deel van de subsidie die haar ter beschikking was gesteld om haar besturenorganisatie VGS het model te laten 'bouwen'. Deze eerste versie (deels gebaseerd op eerdere modellen) was erg basaal en vooral gebouwd om de gewenste output te geven, nog niet om ook in het nodige gebruiksgemak te voorzien. In de zomer van 2005 trad ik in dienst bij VGS en nam ik de ontwikkeling van het model over van Reinier Goedhart die op dat moment de overstap maakte naar VOS/ABB en daarbij het model meenam. Vanaf dat moment kwamen er vanuit het bronmodel twee varianten die beiden een eigen ontwikkelpad doormaakten.

Wens tot verbetering

Een pijnpunt in het model waren de formules die input vanuit eerdere cellen overnamen maar overschreven konden worden. Dit was met name bij de personeelsbezetting: het 'oermodel' kende vijf tabbladen voor de vijf kalenderjaren (later werd dit één tabblad met vijf jaren onder elkaar), waarbij de personeelsbezetting vanuit de basisinvoer telkens werd overgenomen. Overschrijven zorgde ervoor dat er bij nieuwe wijzigingen fouten konden ontstaan omdat nieuwe input niet meer werd overgenomen. Daarnaast was het bedrag aan loonkosten per jaar erg onnauwkeurig omdat 5/12e van de loonkosten van het ene schooljaar en 7/12 van de loonkosten van het volgende schooljaar als loonkosten voor het kalenderjaar werden genomen. Hierdoor werd uitbreiding van de formatie per 1 augustus nooit goed doorgerekend waardoor afwijkingen ten opzichte van de begroting makkelijk voor konden komen. Daarnaast was het ook zo dat de GGL (gewogen gemiddelde leeftijd, één van de grondslagen voor de bekostiging) niet per de datum van 1 oktober werd berekend maar over het hele schooljaar. Op die manier konden bij tussentijdse mutaties of uitbreidingen (bijvoorbeeld door nulgroepen) grote verschillen optreden.

De doorontwikkeling

In oktober 2006 publiceerde ik versie 3.0 van het toenmalige begrotingsmodel. Deze versie kende een invoer van de personeelsbezetting in één totaaloverzicht voor alle jaren waarbij per dienstverband of medewerker een start- en einddatum ingevoerd kon worden. Op die manier rekende het model voortaan exact de GGL uit en werden de loonkosten per kalenderjaar berekend aan de hand van het aantal dagen dat iemand in dienst was in dat jaar en niet meer grof gemiddeld. Wat hierdoor ook mogelijk werd was het model 'recyclen': de personeelsinvoer was door de start- en einddata niet meer afhankelijk van een bepaald tabblad of een bepaalde kolom en kon dus blijven staan. Met een update werd simpelweg de interne kalender van het model bijgewerkt waardoor het model alles voor een nieuw jaar berekende.

Zoals reeds gezegd zorgde de macrofunctionaliteit voor meer dan alleen knoppen in het menu van het model. Het zorgde ervoor dat gebruikers/klanten niet elke keer zelf hoefden te kopiëren en plakken als er nieuwe bekostigingsvariabelen werden gepubliceerd. Er kon in zo'n geval een klein updatebestand gedownload worden waarin een updateknop stond. Door op die knop te klikken kon de gebruiker via een normaal Windows-dialoogvenster zijn model opzoeken en selecteren waarna dit model automatisch geupdate werd. Op die manier kon meer geupdate worden dan alleen de variabelen: ook kleine wijzigingen in de formules konden zonder problemen worden verwerkt. Daarnaast werd een consolidatiemodel gepubliceerd waarmee meerpitters een geconsolideerde begroting konden opstellen. Door middel van macro's was dit ook enkel een kwestie van de betreffende modellen selecteren, de relevante data werden dan automatisch ingelezen.

De aanleiding voor Schoolbegroting PO

Het model werd inmiddels door circa 450 scholen gebruikt. Omdat Excelmodellen ook kwetsbaar zijn besloten we een webapplicatie te laten bouwen als doorontwikkeling van het model. Deze applicatie werd gezien de investeringen een betaalde dienst, die gebruikers circa 600 euro per school per jaar ging kosten. Dit zorgde ervoor dat het Excelmodel, dat vanaf 2005 tot en met 2011 gratis online had gestaan (NB: dit was een voorwaarde vanuit de subsidie waarmee de ontwikkeling bekostigd was; het model was immers geen eigendom) per 2012 verdween en de variant van VOS/ABB (die inmiddels met Reinier overgegaan was naar de PO-Raad) het enige resterende gratis model was.

Persoonlijk heb ik dit altijd jammer gevonden, aangezien ik buiten werk om veel tijd en energie heb gestoken in het (door)ontwikkelen van het model, de updates en de aanvullende modellen (consolidatie, etc.). Hoewel het model van de PO-Raad goed in elkaar zit, kent het zoals al gesteld een andere focus dan 'mijn' model. De afgelopen periode heb ik via diverse advies- en interimtrajecten opnieuw gezien hoe belangrijk het is dat besturen en scholen beschikken over een goede tool om hun begroting op te stellen. Hoe belangrijk het voor meerpitters is dat er een adequate manier van consolideren is die rekening houdt met diverse onderlinge afdrachten en deze uit de consolidatie wegstreept. Ik vind dat het primair onderwijs een keuze verdient. Een keuze tussen bijvoorbeeld het model van de PO-Raad en mijn model. Beiden hebben dezelfde basis en bieden een goede begroting, maar beiden zullen door hun verschil in focus een andere doelgroep aanspreken en aan verschillende behoeften voldoen.

Vandaar dat ik middels deze website het Excelmodel Schoolbegroting PO aanbied. Het model wordt zoals altijd de insteek is geweest geheel gratis aangeboden. Het model zal regelmatig van nieuwe updates worden voorzien zodat het actueel blijft. Ook publiceer ik op deze pagina het consolidatiemodel. Vanaf nu heeft het primair onderwijs dus weer een keuze tussen twee goede, gratis modellen. Ik wens u veel plezier bij het gebruik van het model en hoor graag hoe het bevalt en op welke manier ik het nog verder kan verbeteren.

Download hier het model.

Trefwoorden: begrotingsmodel, schoolbegroting, begroting, begroting onderwijs

Deel deze pagina met je volgers op social media: