Financiële monitoring met fte's als noodzakelijk instrument in uw planning en control

12 juni 2008

In een eerder artikel “Het abc van planning en controle: na begroten komt monitoren...” werd gewezen op de noodzaak om na de planning van beleid en financiën middels de begroting, ook vorm te geven aan de monitoring of de realisatie in lijn blijft met die begroting. In dit artikel wordt een handreiking gegeven voor een onderdeel hiervan, namelijk het monitoren van de loonkosten.

Hoewel er natuurlijk afwijkingen mogelijk zijn op alle posten van de exploitatie, wordt het grootste risico gevormd door de loonkosten. Deze beslaan gemiddeld zo’n 85% van het totaal aan lasten van een schoolorganisatie. Naar het gevoelen van veel directeuren en bestuursleden zijn het ook de meest ongrijpbare lasten: liggen de loonkosten immers niet voor een groot gedeelte voor langere termijn vast? En zijn ze door de gevolgen van de CAO niet in sterke mate niet-beïnvloedbaar?

Feitelijk zijn er twee zaken van invloed op de uiteindelijke hoogte van de loonkosten: de (gemiddelde) prijs van een personeelslid en de omvang van de personele inzet. Dit zorgt ervoor dat een afwijking op de loonkosten ten opzichte van de begroting, altijd opgesplitst kan worden in een prijsverschil en een hoeveelheidsverschil.

Een prijsverschil ontstaat dus wanneer de prijs die betaald werd voor het gemiddelde personeelslid (de loonkosten, beter gezegd: de gemiddelde personeelslast) hoger of lager was dan waar in de begroting mee gerekend was. Een dergelijke afwijking kan door een aantal zaken veroorzaakt zijn, zoals onder andere:
- wijzigingen in de lonen of sociale lasten door de gevolgen van CAO-onderhandelingen;
- afwijkingen in de sociale lasten (opslagpercentage werkgeverslasten) door een verkeerde begroting van dit percentage;
- foutieve inschalingsgegevens in de begroting;
- niet-begrote personele mutaties waarbij er een groot verschil bestaat tussen de inschaling van de vertrokken werknemer en de inschaling van diegene die de vacature opvult.

Hoewel een prijsverschil door goed begroten grotendeels te voorkomen valt (bijvoorbeeld als het aankomt op het inschatten van de opslag voor werkgeverslasten), kan een dergelijk verschil veelal veroorzaakt worden door externe factoren die niet-beïnvloedbaar zijn. Verder is ook een beïnvloedbaar prijsverschil op de korte termijn (tot één jaar, laten we zeggen: de periode van de lopende begroting) vaak toch een vast gegeven.

Een hoeveelheidsverschil ontstaat vaak door meerinzet ten opzichte van de begroting die voortvloeit vanuit een bewuste keuze. Bijvoorbeeld het splitsen van een groep wegens onderwijskundige redenen, het geven van een (tijdelijke) uitbreiding in verband met toegenomen taken of het veel vervangen voor eigen rekening. Hoewel hier vaak wel een druk ervaren kan worden, blijven dit beïnvloedbare factoren.

De personele inzet is dus, meer dan de gemiddelde prijs van een personeelslid, een instrument waarop gestuurd kan worden. Dit is dan ook de reden dat ik persoonlijk in toelichtingen bij managementrapportages altijd het hoeveelheidsverschil opneem. Dit verschil, dat gemakkelijk ook zelf middels een formule kan worden berekend, is dus bij uitstek een nuttig cijfer voor het vormgeven van de monitoring van de loonkosten; zowel voor directies om hun eigen bedrijfs- en beleidsvoering te kunnen bijsturen indien nodig en waar mogelijk, maar ook voor besturen om de resultaten van de genoemde bedrijfsvoering te kunnen beoordelen en de deugdelijkheid van de door de directie opgeleverde begroting te kunnen evalueren.

Indien u meer informatie wilt over het opzetten van een deugdelijke planning en controle cyclus, het monitoren en sturen op basis van prijs- en hoeveelheidsverschillen of de in dit artikel kort genoemde managementrapportages, kunt u contact opnemen met ondergetekende.

Trefwoorden: monitoring, fte, prijsverschil, personeelsinzet, hoeveelheidsverschil

Deel deze pagina met je volgers op social media: