Meer, meer, meer: de bottleneck van budgetteren

26 mei 2010 door

Weet u wat een ratel is? Nee, ik bedoel niet het muziekinstrument, alhoewel dat hetzelfde principe kent. Een ratel is een mechanisme dat de draairichting van bijvoorbeeld een as vast houdt, doordat het bij elk stukje dat de as gedraaid wordt in een volgende inkeping van een tandwiel valt zodat terugloop van de as niet mogelijk is. Een ratel zorgt er dus voor dat je iets maar in één richting kunt bewegen.

Het Engelse woord voor ratel is ratchet en is naamgever van het zogenaamde ratchet effect. Dit effect, dat binnen meer disciplines gebruikt wordt, wordt binnen de bedrijfseconomie gebruikt voor het feit dat budgetten of resultaten vaak elk jaar hoger worden en maar zelden lager. Ze gaan net als een ratel maar één kant op: omhoog. Let maar eens op resultaten van grote multinationals: als er dit jaar een groei was van 15%, wordt er voor volgend jaar een groei verwacht van 20%. Hoe wordt dit bereikt? Door te stellen dat als je vorig jaar 1 miljoen omzet behaalde, je dit jaar wel 1,25 miljoen moet kunnen halen. De duimschroeven worden dus telkens aangedraaid. Kan het niet in groei, dan wel in kosten: in tijden van tegenspoed waarin omzetgroei moeilijk is kondigen beursgenoteerde bedrijven massaal kostenbesparingsprogramma's aan. De uitwerking hiervan op het grondvlak is simpel: doe het volgend jaar met 10% minder budget. Hoe je het doet? Dat is onze zorg niet. Just make it happen.

Wat is nu het gevolg hiervan? Onderpresteren. Waarom zou je geweldig je best doen en dit jaar een superomzet draaien, boven de verwachtingen, als dat betekent dat je volgend jaar nog meer je best moet doen? Nee, dan beter wat rustiger aan doen en net je target halen, dan lijkt het tenminste alsof dat echt niet naar boven bijgesteld kan worden.

In het begrotingsproces werkt het ratchet effect twee kanten op. Allereerst is daar het bestuur, dat na een positief resultaat van 50.000 euro in 2009 het liefst een licht hoger resultaat zou willen noteren in 2010. Of het weerstandsvermogen toch wel 2% op zou willen krikken, want verantwoorden dat er financieel een minder jaar gedraaid werd is nooit leuk… Op die manier werkt het ratchet effect onnodig oppotten in de hand.

Andersom werkt het effect ook bij het uitgeven van de middelen. Hierbij valt te denken aan die directie, die vorig jaar 25.000 euro begrootte voor onderwijsleerpakket en wegens toenemende kosten van de taalmethode hier uiteindelijk 35.000 euro voor kwijt was – en dit maar meteen als budget begrootte voor het nieuwe jaar. Dat dit de exploitatie negatief drukte mocht niet deren: die kosten waren echt onvermijdelijk en moesten maar simpelweg geaccepteerd worden… Zo worden overschrijdingen norm in plaats van uitzondering.

Bij het doordecentraliseren van begrotingsposten naar functies onder de directie (dat waar we meestal aan denken bij budgetteren) speelt het ratchet effect een rol in een lastige keuze: als de IB’er verteld wordt dat hij het budget aan zorgmiddelen dat hij aan het einde van het jaar over heeft gehouden kwijt is, zal deze alles uitgeven, zelfs aan onzinnige dingen. Immers, als hij het dit jaar met 25% minder gedaan weet te krijgen dan het budget was, zal dat budget volgend jaar wel naar beneden worden bijgesteld. Wordt hem andersom verteld dat hij het overgebleven budget mee mag nemen naar volgend jaar, dan gaat hij waarschijnlijk geld oppotten. Welke keuze is dan het beste?

Zoals gezegd geldt het ratchet effect op meerdere terreinen, bijvoorbeeld ook op het gebied van onderwijsresultaten. Want hoewel we allemaal weten dat we niet elk jaar verbetering kunnen boeken, is het toch zuur als na drie jaar de positieve trend in de Cito-scores doorbroken wordt door een minder jaar.

Uiteindelijk leunt het ratchet effect op onze menselijke natuur: op onze hebzucht en de enorme snelheid waarmee we aan vooruitgang wennen. Daarmee is het doorbreken van het ratchet effect een blijvende uitdaging voor alle beleidsbepalers. Om deze uitdaging aan te kunnen gaan moeten zij zelf ook leren om niet alleen op resultaat te sturen (wie heeft er nog de illusie dat een organisatie op ken- en stuurgetallen te leiden valt...?), maar het juiste evenwicht te vinden tussen resultaten en proces.

Trefwoorden: begroting, budgetteren, ratched effect

Deel deze pagina met je volgers op social media: