Ter lering en vermaak: het verborgen verschil

31 januari 2017

Pagina afbeeldingMeer dan een decennium rondlopen in het onderwijs en de financiële huishouding ervan levert soms mooie anekdotes op. In de korte serie "ter lering en vermaak" deel ik opvallende casussen die ik tegenkwam. Waargebeurd dus, geen scripted reality. Om van te leren, op te reflecteren of jezelf over te verbazen. Dit keer: het verborgen verschil, over dat je iets simpels als financiën en een basale managementvaardigheid als omgaan met budgetten niet onnodig moeilijk moet maken.

Als tijdens het jaarwerktraject opeens blijkt dat er geen ton in de plus in de boeken zal staan maar een ruime miljoen in de min wordt de raad van toezicht zenuwachtig. Ze hebben het hele jaar rapportages van de administratie gehad waarin de financiële gang van zaken conform begroting leek te lopen, hoe kan dat dan? Waar is het zo mis gegaan?

Al snel blijkt de manier van begroten in combinatie met het onvoldoende monitoren van tussenrekeningen in de boekhouding de boosdoener te zijn. Het bestuur gebruikt, ervan uitgaande dat de haar directeuren onvoldoende financiële kennis hebben om integrale verantwoordelijkheid te dragen, al enkele jaren de zogenaamde FPE-systematiek. Hierbij wordt aan de hand van een gemiddelde kostprijs een budget in aantallen personele inzet toegekend in plaats van een bepaalde loonruimte. Prijsverschillen worden vervolgens op bestuursniveau verrekend. Om wel financiële overzichten op schoolniveau te kunnen verstrekken worden de normatieve loonkosten (de personele inzet maal de gemiddelde kostprijs) in de administratie geboekt.

Het gevolg hiervan is dat er een tussenrekening op de balans ontstaat waar het verschil tussen de geboekte normatieve loonkosten en de daadwerkelijke loonkosten staat. Door een slecht ontwikkelde financiële functie binnen bestuur en staf had een jaar lang niemand op de balansposten in het algemeen en de tussenrekeningen in het bijzonder gelet. Niemand had dus lopende het boekjaar het groeiende verschil tussen geboekte en daadwerkelijke loonkosten gezien en nergens was dus bijgestuurd. En omdat directies geen eigenaar van het probleem waren hadden zij ook niet gelet op de prijs van personeel wat ze aannamen en of dat wel in het spoor van het gemiddelde liep.

Maar het bestuur hanteerde deze systematiek toch al een aantal jaar? Was een dergelijk verschil dan nog nooit eerder voorgevallen? Nee. Jaar in jaar uit was bij de begroting een vrij goede dan wel gelukkige inschatting van de loonkosten gemaakt waardoor er ook gerekend was met een accurate gemiddelde kostprijs. Elke keer was er wel een hoeveelheidsverschil opgetreden omdat er toch weer overbenoemd werd en waren er ook wel prijsverschillen opgetreden omdat directeuren – zoals al gezegd niet gehinderd door de prijseffecten – toch vaak de duurste kandidaten kozen, maar dat had altijd binnen bepaalde bandbreedtes gezeten. Iets met meer geluk dan wijsheid. Maar dat geluk was op en dit keer zat de begroting er dus gewoon flink naast.

Het bijzondere was dat dit al lang was opgemerkt bij het opstellen van het formatieplan. In dat plan schreef de medewerker HRM letterlijk dat de gemiddelde personeelslast voor het lopende kalenderjaar zo'n tweeduizend euro te laag was ingeschat en dat dit met de volgende begroting gecorrigeerd zou moeten worden. Waarom deze passage niemand binnen bestuur, staf en toezichthouder was opgevallen bleef onduidelijk. Wellicht dat het formatieplan teveel een papieren tijger was en een opmerking op pagina 31 sowieso niemand echt meer op zou vallen. Waarom de medewerker HRM niet duidelijker had ge-escaleerd? De cultuur liet slecht nieuws en een tegendraads geluid geen moment toe, bleek uit onderzoek dat volgde.

Daarbij liet het onderzoek wel zien dat het stafbureau bepaald niet voldeed aan het door sommigen gehuldigde clichébeeld van het riant opgezette waterhoofd. Onder het mom van "zoveel mogelijk geld naar het primaire proces" had men te kampen met een onderbezetting en daardoor een zeer hoge werkdruk. Daarbij was zoals al gezegd de financiële functie slecht ontwikkeld, omdat het onderwijs niet over geld zou mogen gaan. In alle drukte was niemand nerveus geworden van een verschil van tweeduizend euro omdat niemand eraan had gedacht dat genoemd verschil vijfhonderd keer door zou werken...

De moraal van het verhaal? Niet alleen dat de begroting alleen nuttig is als je ook alle relevante posten vervolgens monitort, maar ook: waarom zou je dingen onnodig moeilijk maken? Van directieprofessionals mag je verwachten dat ze budgetten kunnen beheren. Ze niet serieus nemen door het budgetbeheer weg te halen levert alleen maar onnodig gedoe op.

Over enkele weken in deze serie: "de brutale bestuurder".

Trefwoorden: FPE, formatiebeleid, begroting, controle

Deel deze pagina met je volgers op social media: