Ter lering en vermaak: de brutale bestuurder

29 maart 2017

Pagina afbeeldingMeer dan een decennium rondlopen in het onderwijs en de financiële huishouding ervan levert soms mooie anekdotes op. In de korte serie "ter lering en vermaak" deel ik opvallende casussen die ik tegenkwam. Waargebeurd dus, geen scripted reality. Om van te leren, op te reflecteren of jezelf over te verbazen. Dit keer: de brutale bestuurder, over hoe sommige mensen altijd een extra beloning voor zichzelf weten te regelen.

Dat de lijn tussen mijn en dijn voor niet iedereen even scherp is bleek voor een raad van toezicht binnen het voortgezet onderwijs toen een medewerker van de projectadministratie zich vertrouwelijk bij haar meldde met vraagtekens over oude facturen. Binnen de klokkenluidersregeling wilde hij een zaak aanhangig maken die het bestuur betrof.

Jaren eerder had de scholengemeenschap nieuwbouw van één van haar locaties verzorgd. Daarbij waren er een aantal facturen door het bouwbedrijf gestuurd die niet helemaal goed te herleiden waren. Navraag leerde dat het ging om meerwerk naar aanleiding van aanvullende eisen van het bestuur, maar een betere specificatie dan dat kwam er niet. Op het miljoenenbedrag dat met de nieuwbouw gemoeid was, waren de facturen niet heel significant en door pressie vanuit de voorzitter van het bestuur om niet te zeuren maar te accorderen waren de facturen betaalbaar gesteld. De pressie verbaasde de medewerker van de administratie. Hij was enkel bezig om zijn werkgever geld te besparen of in ieder geval te voorkomen dat een bouwbedrijf haar een poot uitdraaide. Daarbij had de voorzitter zich van zo'n toon bediend dat de medewerker zich ook wel geschoffeerd voelde.

Ondanks dat dit dossier al jaren geleden gesloten was, bleef het knagen en broeien bij hem. Dit leidde ertoe dat hij toch nog maar eens contact met het bouwbedrijf gezocht. Bij dat bedrijf had een wisseling van de wacht plaatsgevonden en de nieuwe contactpersoon was, zich van geen kwaad bewust en in duidelijke tegenstelling tot zijn voorganger, bereid om alsnog een uitgebreide specificatie van de werkzaamheden op te leveren. Het bleek om de aanbouw van een carport te gaan. Huh, aan de school? Nee, aan een woonhuis. Geheel toevallig het privéadres van de voorzitter van het college van bestuur om precies te zijn.

Verder onderzoek onder verantwoording van de geschokte raad van toezicht leidde tot nog meer ontdekkingen inzake het bestedingsgedrag van de bestuursvoorzitter. Zo bleek dat de betreffende carport een jaar eerder onder werktijd door één van de conciërges van de scholengemeenschap van een nieuwe lik verf was voorzien. Onderzoek van het declaratiegedrag leverde tal van zaken op die voor privégebruik ten laste van de scholengemeenschap waren aangeschaft. Ook bleek er ondanks een onkostenvergoeding die maandelijks verstrekt werd lustig gedeclareerd te worden voor zaken die juist vanuit die vergoeding betaald dienden te worden.

Met behulp van de juiste pressie her en der binnen de organisatie en een gebrekkige controle op declaraties en facturen was dit alles jarenlang onder de radar gebleven, tot de toevalstreffer van de nieuwe medewerker.

De moraal van het verhaal?
Gelegenheid kan ook iemand een dief maken. Het gedrag van de voorzitter, die al snel geschorst en ontslagen werd, was natuurlijk laakbaar. Maar als de organisatie oplettender was geweest had het gedrag waarschijnlijk ook in de kiem gesmoord kunnen worden zonder de drastische gevolgen die het nu voor beide partijen had.

Tips:
- Zorg voor een goede klokkenluidersregeling;
- Controleer declaraties en facturen, juist ook ter bescherming van de medewerkers die moeilijker met de vrijheid om kunnen gaan.

Over enkele weken in deze serie: "de ongecontroleerde controller". Eerdere artikelen uit deze 'serie':
- het verborgen verschil
- de imponerende interimmer

Trefwoorden: fraude, declaraties, facturen, interne controle

Deel deze pagina met je volgers op social media: