Koplopersgroep AMOS behaalt successen met nieuw vervangingsbeleid

5 juli 2016

Pagina afbeeldingEen aantal AMOS-scholen is in mei van start gegaan met een WWZ-proof pilot eigenrisicodragerschap en beleidsrijk vervangingsbeleid. De missie: verzuim tot twee weken met het bestaande team opvangen zonder aanvullende benoemingen. In dit artikel een interview met de directies van de betreffende scholen. Wat hebben zij geleerd in de maanden dat ze de pilot draaien? Welke uitdagingen kwamen ze tegen? En natuurlijk: welke tips hebben ze inmiddels vanuit de praktijk? Hun gedeelde conclusie: "Meer eigenaar van het probleem en de oplossing, maar dan eindelijk ook eens van de beloning!"

Inleiding

AMOS heeft een duidelijke visie op vervangingsbeleid: de hoge kwaliteit van onderwijs die de scholengroep nastreeft kan alleen bereikt worden door de eigen leerkrachten, het eigen team van een school. Het hap snap invliegen van vervangers is niet ideaal, maar ook zelfs niet optimaal. Met het verlaten van het Vervangingsfonds kwam er de mogelijkheid om los van het reglement te acteren en het verzuim- en vervangingsbeleid beleidsrijk in te richten. Gecombineerd met de uitdagingen van de WWZ, waardoor het primair onderwijs voor het eerst geen eindeloos aantal vervangingsbenoemingen meer kan geven, zijn vijf scholen dit voorjaar een pilot gestart met het opvangen van het kortlopende verzuim binnen het team. AMOS noemt hen de Koplopers, omdat de succeservaringen die deze scholen opdoen en de bottlenecks waar ze tegenaan zullen lopen de weg plaveien voor de andere scholen om te volgen.

Deze koplopersgroep, bestaande uit de Driemaster, de Kinderboom, de Nautilus, de Poseidon en de dr. De Rijk Kramer, heeft als opdracht meegekregen om de eerste 14 dagen verzuim zoveel als mogelijk binnen het eigen team maar in ieder geval zonder extra benoemingen op te vangen. Het voordeel? Het budget dat hiermee gepaard gaat komt volledig ten goede aan het team. Directie en team bepalen zelf welke vormen ze kiezen voor het opvangen en bepalen ook zelf hoe het budget verdeeld en/of besteed wordt. Van het benoemen van vaste extra formatie tot aan het verdelen van kinderen of extra dagen en uren draaien, alles is mogelijk. En waar het ene team kiest voor boter bij de vis en een beloning hangt aan elk uur extra werken of aan het aantal opgevangen verdeelkinderen, spaart het volgende voor een verre studiereis. De scholen zijn nu een ruime maand onderweg en dus zijn we benieuwd: wat zijn de ervaringen tot nu toe?

Kinderboom: bestaande praktijk eindelijk beloond

Alex Bakker van de Kinderboom vertelt dat het doel van hem en zijn team is om de kwaliteit van het onderwijs aan hun leerlingen te waarborgen. “Die kwaliteit is het beste geborgd als ons team zelf de vervanging doet”, vindt hij. “Invliegen voor een korte vervanging werkt niet, dat staat los van de kwaliteiten van de persoon in kwestie.” Juist om die borging ook te realiseren hebben ze gekozen voor een grondige voorbereiding: “Bij de start van het traject hebben we met het kernteam op school gesproken over hoe we dit aan gaan pakken. We hebben dit alles op papier gezet in een kort plan van aanpak. Iedereen heeft in zijn of haar klas een klassenmap met dagplanning, lesmateriaal (een week vooruit), inlogcodes etc. In principe hebben we meerdere oplossingen: zo willen parttimers tijdelijk extra dagen komen en kunnen we ook leerlingen verdelen. Afhankelijk van de groep is het ook een optie om alleen de instructie in te vullen en de groep daarna zelfstandig te laten werken”. Op de Kinderboom is ook een groep voor nieuwkomers, waarvoor dit niet werkt. Die groep wordt nu gedraaid door twee collega’s die elkaar kunnen vervangen. “Het gaat goed en het team zit er echt goed in. We doen dit eigenlijk al jaren, maar nu wordt die bestaande praktijk eens beloond!”, besluit hij.

Poseidon: punten scoren en beloning voor de non-verzuimers

Op de Poseidon wordt voor de beloning van het team, beter gezegd de verdeling ervan over de teamleden, een hele creatieve manier gebruikt. “Er is een uitgebreid puntensysteem bedacht, waarbij elke manier van het invullen van vervanging een bepaald aantal punten oplevert; we noemen ze al de erd’jes”, legt Dana Bruins uit. “Het opvangen van een kind uit een andere groep is een bepaald aantal punten, terwijl een dagdeel extra werken weer meer punten oplevert. Ook zijn er punten voor mensen die hun ambulante tijd als het nodig is besteden aan lestaken.” Op die manier maakt de Poseidon als grote school slim gebruik van de regelvrijheid die (deels) ambulante functies hebben: een beleidsplan kan bij ziekte van een collega doorgeschoven worden naar volgende week, het opvangen van diens groep niet. “Ons team is erg enthousiast over deze oplossing en we zien een duidelijke prikkel ontstaan om punten te scoren en zo bij te dragen aan het oplossen van vervangingsproblemen”. Daarbij heeft Dana met haar team een tweedeling in het beschikbare budget aangebracht: uit het ene deel worden de punten betaald, de andere helft is beschikbaar om de mensen te belonen die in een bepaalde periode in het geheel niet verzuimd hebben. “Sommige mensen zullen dat als onwenselijk zien, maar laten we reëel blijven”, zegt Dana: “Het is niet zo dat je iets afgepakt wordt wanneer je ziek bent, maar een beloning wanneer je dat een heel jaar niet bent.”

Nautilus: griepgolf en alle hens aan dek, maar blijven varen

Op de Nautilus viel de start van de pilot samen met een plaatselijke griepgolf. “We hebben nog geen gestructureerde oplossing kunnen verzinnen met het team, omdat we op dit moment zoveel zieken hebben dat het voortdurend improviseren is en maatwerk leveren”, vertelt Ella Rietvelt. Dit was niet minder het geval geweest als er geen pilot was geweest, omdat er in de stad Amsterdam simpelweg een groot tekort aan beschikbare vervangers is. “Het is de afgelopen tijd dus alle hands aan dek geweest, maar ondanks dat is het ons wel gelukt om zelfs die plotselinge piek in het verzuim op te vangen met het eigen team; ze zetten er echt helemaal de schouders onder!” Dat is een groot compliment waard en zorgt er ook voor dat Ella in plaats van per einde van het jaar een winstdeling naar het team te doen, dat voor de zomer al deels vorm wil geven. “Nu iedereen zich zo ingespannen heeft om samen een goed resultaat neer te zetten is het ook fijn om daar direct de beloning voor te zien.”

Driemaster: eindelijk weer budget voor een goed uitje

Op de vraag van Justa Heijm aan haar team van de Driemaster wat ze met het budget zouden gaan doen kwam een duidelijk eensluidend antwoord: aan het teamuitje besteden! Dat was door bezuinigingen dit jaar vervallen en een deel van het budget zou dus mooi daaraan besteed kunnen worden. Eigenlijk geldt voor de Driemaster hetzelfde als voor de Kinderboom: een al jaren bestaande praktijk van het onderling opvangen en vervangen kan nu eindelijk eens worden beloond. “We hebben al jaren een laag verzuim en natuurlijk is de pilot voor ons dus interessant. Maar dat lage verzuim is wel het gevolg van die bestaande praktijk dat het team vervanging samen opvangt. De onderlinge cohesie die dat geeft zorgt ook dat er minder snel verzuimd wordt. Het is dus geen geluk”, benadrukt Justa: “Het lage verzuim is een direct gevolg van ons jarenlange vervangingsbeleid, maar nu pas is het mogelijk om het team daarvoor ook de beloning te geven die ze verdienen!” “Externe invallers zijn verre van optimaal”, vertelt ook zij. “Gelukkig hebben we relatief veel parttimers op school waardoor er veel ruimte is om te schuiven.”

Dr. Rijk Kramerschool: nu beloond!

Voor de Dr. Rijk Kramerschool geldt hetzelfde als voor de Driemaster en de Kinderboom: kortdurend verlof wordt al jaren opgevangen binnen het team. Mede hierdoor is de cohesie binnen het team groot en het ziekteverzuim in de afgelopen jaren erg laag. Dit jaar echter heeft de school te maken met meer afwezigheid door ziekte en ongevallen. “Dat is domme pech en heel vervelend voor de betrokkenen”, reageert directeur Henk Helder, “Maar ook nu wordt de eerste opvang gerealiseerd door collega's. Het heeft dit jaar veel van het team gevraagd en ook veel ondersteuningsuren zijn daaraan opgegaan. Het mooie en stimulerende is dat het team nu wordt beloond voor de extra inspanning. Op welke wijze dat gebeurt, weten we nog niet. Er zijn verschillende opties de revue gepasseerd om met elkaar te profiteren van de positieve financiële effecten.” De komende periode houdt de directie een lijst bij met alle vervangingsuren die gedraaid worden om vervolgens op een later moment in samenspraak met het team tot een goede besteding van het budget te komen.

Conclusie

De verhalen van de directies laten zien dat de teams erg gemotiveerd en betrokken zijn. Op sommige scholen was de nieuwe aanpak ook een goede aanleiding om met elkaar eens naar het verzuim te kijken. Sommige teams hadden geen idee dat hun verzuim zo hoog was en wat dit voor planningsproblemen en financiële effecten tot gevolg had. Opeens zijn zij voor een groter gedeelte eigenaar van het probleem maar ook van de oplossing geworden. En van de beloning bij die oplossing. Vanuit de afdeling HRM van het bestuurskantoor van AMOS worden de teams de komende tijd bezocht om ook van teamleden direct hun ervaringen te vernemen. De eerste indruk is echter een positieve en de stappen die de koplopersgroep gezet heeft zijn meer dan veelbelovend.

Benieuwd naar de ervaringen van andere Koplopersgroepen? Lees dan ook:
Ervaringen vanuit de pilot ERD en beleidsrijk vervangingsbeleid (21 juni 2016)
Koplopers ERD Voorne Putten scoren met eigenaarschap en ondernemerschap (14 februari 2017)

Trefwoorden: eigenrisicodragerschap, vervangingskosten, verzuim, vervangingsfonds, wwz, vervangingsbeleid, koplopers

Deel deze pagina met je volgers op social media: