8 tips voor communicatie tijdens verandering

22 maart 2016

Pagina afbeeldingElke organisatie heeft te maken met veranderingen. Ongeacht de vorm of aanleiding: communicatie blijft in alle processen het sleutelwoord. Hier vind je 8 tips daarvoor.

Elke organisatie heeft te maken met veranderingen. Of het nu gaat om een nieuwe organisatiestructuur, het anders inrichten van het management dan wel de bedrijfsvoering of het terugbrengen van de formatie van lesgevend personeel door een krappe exploitatie, communicatie blijft in alle processen het sleutelwoord. Hieronder worden 8 tips weergegeven die eerder al eens op Managersonline te lezen waren.

  1. 1. Wordt er überhaupt gecommuniceerd?
    Wellicht een open deur maar te vaak wordt er helemaal niet gecommuniceerd over het hoe en waarom van een verandering. Stap 1 is natuurlijk wel communiceren! Doe dit met vaste regelmaat en hou dit vol. Vertel je medewerkers met regelmaat wat jij op dat moment weet. Je bouwt hiermee geloofwaardigheid, vertrouwen en goodwill op. Bedenk dat geen nieuws ook meldenswaardig nieuws kan zijn.

  2. 2. Is het wel KISS? (Keep It Stupid Simple)
    Iedereen die jouw boodschap ontvangen heeft zou in staat moeten zijn de drie belangrijkste punten daaruit na te kunnen vertellen. Als er teveel informatie gegeven wordt is onduidelijk wat hoofd- en bijzaken zijn en zien mensen door de bomen het bos niet meer.

  3. 3. Is de boodschap aansprekend?
    Een plaatje zegt meer dan duizend woorden; ondersteun je verhaal met krachtige beelden. Risk Management in de wegenbouw is een abstract begrip. Maar als je een levensgrote foto ziet van een ingestort viaduct snap je plots heel goed waar het over gaat!

  4. 4. Wordt de 'nou en?'-vraag beantwoord?
    Vertel wat de verandering concreet gaat betekenen voor mensen. Communiceer niet in concepten zoals: waarde toevoegen, strategie operationaliseren en het centraal stellen van klanten. Een individuele werknemer kan denken: "Nou en…?" Nee, maak het zo concreet mogelijk en houd het simpel. Niet "We moeten klantvriendelijker zijn" maar "Vanaf nu nemen we de telefoon op binnen 10 seconden."

  5. 5. Worden metaforen gebruikt?
    De kracht van een goede metafoor is vele malen sterker dan het exact beschrijven van een complexe werkelijkheid. Een vriend van me gebruikte eens een metafoor om aan zijn team uit te leggen wat er moest gebeuren in een lastig software ontwikkelingstraject. Hij zei:"Het enige wat de klant wil zien is 100 meter rails in de goede richting waarop een trein kan rijden. De klant is niet geïnteresseerd in onze meest ingenieuze oplossingen voor problemen die misschien gaan ontstaan."

  6. 6. Is het eerlijk en open?
    Wees eerlijk en oprecht in je communicatie en laat daarin ook gerust je eigen gevoel spreken. Durf je kwetsbaar op te stellen. Verandering wordt mogelijk gemaakt door mensen. En mensen komen in beweging voor mensen en voor aansprekende doelen. Abstracte concepten laten mensen niet zo hard lopen. Wees daarbij ook open en stel meer informatie beschikbaar. Maar stort het niet in één keer als onbegrijpelijke brij over de toehoorders uit.

  7. 7. Is het niet te vroeg (of te laat)?
    Timing is van groot belang bij communicatie. Te vage, abstracte communicatie zorgt voor veel ruimte voor eigen interpretatie. Dit kan tot weerstand, onrust, apathie en onzekerheid leiden. Dit kun je verminderen door steeds door te vragen met: "Nou en?" Dit zal je dwingen door te denken en concreet te worden. Als er daarentegen te laat wordt gecommuniceerd zorgt dat bij de ontvanger voor het gevoel van niet serieus genomen te worden. Het is ouwe koek die bij iedereen al bekend was.

  8. 8. Benut alle technische mogelijkheden?
    Technologie is in haar huidige vorm uitstekend te gebruiken om de communicatie in een verandertraject effectiever te maken. Waarom zou alleen een beperkte groep mensen een wekelijkse update mogen krijgen over de voortgang?
Als adviseur bij Leeuwendaal heb ik een rol gespeeld in een groot aantal organisatieverandertrajecten, variërend van de implementatie van de functiemix tot en met het realiseren van een nieuwe organisatiestructuur. Wij maken onze klanten altijd duidelijk dat communicatie in dergelijke trajecten voor ons een topprioriteit is. We boeken daarin succes en heel menselijk falen we soms ook. We kennen dus de gouden tips maar ook de valkuilen vanuit onze eigen praktijk. Wil je sparren over hoe en wat jij gaat communiceren in jouw traject? Neem dan gerust contact met me op.

Trefwoorden: communicatie, organisatieverandering,

Deel deze pagina met je volgers op social media: