Werkkostenregeling: blijft er voordeel liggen?

13 maart 2015

Pagina afbeeldingLaat u geld liggen door een beleidsarme invoer van de werkkostenregeling? Optimaliseer uw vrije ruimte en bespaar kosten terwijl uw werknemers netto meer overhouden!

Per 1 januari is de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers in werking getreden. Een zogenaamd 'rondje langs de velden' laat zien dat een aanzienlijk deel van de werkgevers de WKR beleidsarm ingevoerd hebben, waarmee ze mogelijk duizenden euro’s aan voordeel voor zowel hen als hun werknemers laten liggen.

Niet belast binnen de vrije ruimte
De regeling werd in het kader van administratieve lastenverlichting al in 2011 ingevoerd, maar tot en met vorig jaar had elke werkgever de keuze tussen de nieuwe WKR en het oude systeem van Vrije Vergoedingen & Verstrekkingen. Waar dit systeem een groot aantal gedetailleerde voorschriften kende, worden vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR niet belast zolang zij binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. Deze vrije ruimte wordt bepaald als een percentage van de totale (fiscale) loonsom. Alle vergoedingen en verstrekkingen over het tijdvak van een jaar die de vrije ruimte overstijgen worden belast met een eindheffing van 80%.

Een duidelijk beleid rondom vergoedingen en verstrekkingen
Hoewel de WKR dus een vereenvoudiging van het oude stelsel is en in de praktijk ook meer werkbaarder blijkt, bevat ook dit stramien een aantal regels en uitzonderingen die het noodzakelijk maken om duidelijk beleid te hebben rondom vergoedingen en verstrekkingen. Stelt de werkgever bijvoorbeeld een mobiele telefoon ter beschikking die deels zakelijk gebruikt wordt, dan valt deze buiten de WKR. Schaft de medewerker echter zelf een telefoonabonnement aan waarvoor hij of zij een verder niet onderbouwde telefoonvergoeding voor ontvangt, dan valt die vergoeding onder de WKR en komt dit ten laste van de vrije ruimte. Declareert de werknemer zijn zakelijke telefoonkosten dan valt het juist weer buiten de WKR. Een werkgever die geen vrije ruimte overheeft kan dus 80 procent eindheffing uitsparen door werknemers die een telefoonvergoeding ontvangen van abonnementen te voorzien die op naam van de werkgever staan en aan deze ook gefactureerd worden of hen de kosten te laten declareren.

De resultaten van optimaliseren
Het eerdergenoemde rondje langs de velden laat zien dat een groot deel van de schoolbesturen enkel heeft geïnventariseerd hoe de WKR voor hen uitpakt en of ze de vergoedingen en verstrekkingen op het oude niveau voort kunnen zetten of niet. Ze hebben daarbij niet gekeken of er optimalisaties mogelijk zijn. Hiermee laten ze dan vaak geld liggen.

Hoe werkt dit? Bestuur A heeft een WKR-budget van 100.000 euro en de huidige vergoedingen en verstrekkingen bedragen 95.000 euro. Als het bestuur niets doet, bespaart ze al doordat zaken als het kerstpakket in tegenstelling tot voorheen nu niet belast worden omdat dit in de vrije ruimte past. Echter, dit bestuur had vrij veel etentjes van teams extern. Door beleid in te voeren dat behoudens het etentje bij het teamuitje alle etentjes op locatie plaats moeten vinden (en daarmee buiten de WKR vallen) speelt ze 5.000 euro extra ruimte vrij. Het omzetten van diverse toelagen naar declaraties levert nog eens 5.000 euro op. In de nu ontstane vrije ruimte van in totaal 15.000 euro kan ze een deel van de uitkering dag van de leerkracht onderbrengen waarmee ze over dat deel werkgeverslasten bespaart, terwijl de werknemers dit deel van deze vergoeding netto ontvangen. Het resultaat van het optimaliseren is dus winst voor zowel werkgever als werknemer.

Het is dus aan te bevelen om optimalisatie van het beleid niet door te schuiven naar een later (rustiger) moment, maar om ondanks alle andere ontwikkelingen op het gebied van personeelsbeleid ook de WKR de nodige aandacht te geven.

Trefwoorden: werkkostenregeling, vrije ruimte, besparen

Deel deze pagina met je volgers op social media: