Negen tips voor een goede begroting

16 september 2015

Pagina afbeeldingMet de zomervakantie alweer een aantal weken achter ons richten de meeste besturen zich weer op de komende begrotingsperiode. Wij geven negen tips om een goede begroting op te stellen.

1) Bouw op vanaf de basis
Een goede begroting op bestuursniveau begint met een goede begroting per school. Met name in het primair onderwijs kan de bekostiging per school enorm verschillen doordat een school als bekostigingseenheid een kleine schaal kent en wijzigingen in bijvoorbeeld de leeftijd van een team (de GGL, gewogen gemiddelde leeftijd) of gewichtenleerlingen direct doorwerken en grote gevolgen kunnen hebben. Door bijvoorbeeld de drempel van 6% bij de bekostiging van gewichten kunnen een aantal gewichtenleerlingen minder een schommeling van tienduizenden euro's op schoolniveau betekenen. Het stijgen of dalen van de GGL met slechts één jaar betekent ook al snel een verschil van tienduizend euro. Ook reguliere leerlingfluctuaties zorgen, met name bij kleinere scholen, voor allerlei effecten: wel of geen dubbele directietoeslag, wel of geen kleine scholentoeslag, wel of geen toeslag management kleine school, etc. Maak dus geen begroting door de beschikking van Cfi op bestuursniveau bij te stellen, maar begroot vanaf schoolniveau met de juiste parameters.

2) Maak een goede inschatting van de eigen werkgeverslasten
De meeste besturen gebruiken modellen van sector- of adviesorganisaties om hun begroting op te stellen. Deze modellen werken met een opslag werkgeverslasten: een bepaald percentage wat bovenop de brutolonen komt om tot een inschatting van de totale loonkosten te komen. Deze opslag staat standaard op een landelijk gemiddelde. Individuele besturen kunnen echter fors afwijken van dit landelijke gemiddelde. Door een hoger dan gemiddelde instroom van werknemers in sociale voorzieningen kunnen bij grote werkgevers de premies die ze af moeten dragen fors hoger zijn. Besturen die veel personeel hebben dat verder weg woont (bijvoorbeeld door denominatie of onderwijssoort van het bestuur) betalen meer aan reiskosten dan gemiddeld. Ook kunnen toelagen en dergelijke voor afwijkingen zorgen, afhankelijk van schaalgrootte en de mate waarin ze toegepast worden. Elk bestuur doet er dan ook goed aan om op basis van de gerealiseerde loonkosten in het lopende en voorgaande jaren een goede inschatting van de eigen opslag te maken en deze in de begroting te verwerken.

3) Anticipeer op verwachte ontwikkelingen
Een goede begroting is een begroting die alle reeds beschikbare kennis zoveel als mogelijk in zich verwerkt ziet. Dat geldt niet alleen voor bijvoorbeeld ontwikkelingen in de leerlingaantallen (groei of krimp van de regio, ontwikkeling van het marktaandeel van het bestuur of bepaalde scholen) maar ook voor de te verwachten ontwikkelingen in met name de loonkosten. Aanhakend bij de vorige tip zal bijvoorbeeld blijken dat - afhankelijk van de keuze van het bestuur om de niet verplichte verhoging van de uitkering dag van de leerkracht wel of niet uit te keren - de werkgeverslasten in 2015 gedaald zijn door de lagere pensioenpremies. Gelet op de ontwikkelingen binnen de publieke sector zal deze daling zeer waarschijnlijk doorgeschoven worden naar de werknemers in de vorm van loonsverhoging. In de begroting zal met dit deel van de loonsverhoging (dat dus niet gecompenseerd zal worden door een hogere bekostiging maar gefinancierd moet worden vanuit de lagere pensioenlasten) zeker rekening moeten worden gehouden.

3) Begroot op tegenvallers, niet op meevallers
Het lijkt een logische tip, maar hoe verleidelijk is het niet om als de begroting met het staande beleid en de lopende verplichtingen niet sluitend is wat extra leerlingen te begroten die misschien wel verwacht kunnen worden. Of ervan uitgaan dat die paar personeelsleden waarschijnlijk wel wat eerder met pensioen zullen willen. Of de uitbesteding van de schoonmaak wellicht wel een mooie kostenverlaging zal betekenen. Het is altijd makkelijker om meer geld uit te geven gedurende een lopende begrotingsperiode dan minder, dus zorg dat de begroting uitgaat van een realistisch basisscenario en niet van allerhande mogelijke meevallers.

4) Maak in een bijlage / toelichting onderscheid tussen 'needs' en 'wants'
Ongeacht hoe belangrijk het is om te investeren in de eigen werknemers, bevat een gewenst nascholingsbudget van zoveel duizend euro altijd een aantal zaken die echt nodig zijn en een aantal zaken die we (zeer) wenselijk vinden. Wees hierin ook reëel: zeer wenselijk is nog altijd niet noodzakelijk en het kan statistisch gezien niet dat alle uitgaven ook echt noodzakelijk zijn. Bepaal dus vooraf bij het opstellen van de begroting al wat er perse noodzakelijk is (en dus echt sowieso uitgegeven gaat worden) en wat er als de financiën het toelaten nog meer gedaan wordt. Als ergens in mei blijkt dat het allemaal tegenzit en de realisatie blijft achter bij de begroting, dan worden de wenselijke dingen doorgeschoven naar een volgend jaar (tenzij er later nog een meevaller komt waardoor het toch kan).

5) Zorg altijd voor een meerjarenperspectief
Een goede begroting kan nooit alleen een jaarbegroting zijn. Een voordeel van het onderwijs is dat de omzet heel goed al een paar jaar vooruit in te schatten is (komende 1 oktobertelling bepaalt immers al de bekostiging van schooljaar 2016/17) en komt deze van een betrouwbare partij (de overheid kan regels wijzigen maar betaalt altijd keurig op tijd de bekostiging uit). Het compenserend nadeel is dat de rechtspositie van personeel dusdanig is dat er ook goed vooruitgekeken moet worden om tijdig ontslag te realiseren. Zeker nu de wet werk en zekerheid straks ook voor het onderwijs realiteit wordt. Het is dus belangrijk om de ontwikkeling van de omzet voor een paar jaar vooruit in te kunnen schatten zodat bekend is welke koers de financiën krijgen en wat voor acties er nodig zijn.

6) Vergeet de balans niet te begroten
De begroting laat zien wat voor een exploitatieresultaat er redelijkerwijs te verwachten is. Dat resultaat wordt toegevoegd of onttrokken aan de reserves. Die reserves op hun beurt beslaan doorgaans 'maar' 25% van de balans. Een begroting zonder balans is dus een incomplete financiële werkelijkheid. Het is uiteindelijk de balans die ons laat zien of de gewenste investeringen en onderhoudsuitgaven nu eigenlijk wel mogelijk zijn. En zo nee, dan zorgt dit ervoor dat we onze uitgaven bij moeten gaan stellen of dat we geld moeten lenen wat weer voor extra uitgaven (rentelasten) zorgt. Een balans is dus een onmisbaar gegeven in een begrotingstraject.

7) Neem een goede investeringsplanning op en bouw stelposten in
Investeringen hebben een directe invloed op zowel balans (het "ruilen" van liquiditeiten voor bezittingen) als exploitatie (afschrijvingslasten). Ze zijn nodig om verouderde en versleten zaken te vervangen, nieuwe (onderwijskundige) doelen te bereiken of de levensduur van bestaande bezittingen te verlengen. Zonder geld om te investeren komt het onderwijsproces langzaam tot stilstand. Dit betekent dat er in de begroting rekening moet worden gehouden met zowel de liquiditeit die nodig is om ze uit te voeren als met ruimte in de begroting om de afschrijvingslast te kunnen dragen. Inventariseer vooraf binnen het team of met de betreffende coördinatoren welke methoden de komende jaren vervangen moeten worden, wat er op ICT-vlak geïnvesteerd moet worden, loop door de bestaande inventarislijst heen om te zien welke zaken bijna afgeschreven zijn, etc. Neem daarbij ook altijd stelposten op om gedurende het jaar de ruimte te hebben om investeringen te doen vanuit nieuw beleid, gewijzigde omstandigheden, etc.

8) Durf te kiezen
Het is een logische tip, maar de meest lastige die er is. Als de budgetten teruglopen zullen er keuzes gemaakt moeten worden rondom het schrappen van uitgaven. Soms kan het voldoende zijn om overal een beetje te bezuinigen (de kaasschaafmethode) maar doorgaans zal er een moment komen dat het nodig is om bijvoorbeeld een groep minder te gaan draaien. Durf dergelijke keuzes tijdig te maken. Een groep draaiend houden kost in totaal (loonkosten plus allerhande materiële uitgaven) ruim 70 duizend euro per jaar. Het kan een team enorm frustreren als er jarenlang geen investeringen in middelen en scholing meer mogelijk zijn omdat er star aan de extra groep vastgehouden wordt. Boud gezegd is een bezuiniging op de formatie maar één keer voelbaar, het bezuinigen op de koffie meerdere keren per dag.

9) Start vanaf het moment van vaststellen al met monitoren en bijsturen
Elke begroting is zo goed als de monitoring die er op volgt. Hoewel het altijd goed is om gevoel te hebben bij de richting die we opgaan en de financiële mogelijkheden en onmogelijkheden van de organisatie, is een begroting waardeloos als niet frequent naar de realisatie wordt gekeken en er actief op ontwikkelingen wordt gestuurd. Er in september achter komen dat er tot en met juli tonnen meer verlies werd geleden dan gedacht maakt totaal machteloos, terwijl soms bepaalde grondslagen onder de begroting al weg kunnen zijn voordat de begrotingsperiode begonnen is. Zorg dus dat de begroting onderdeel is van een totale en kwalitatieve planning en control cyclus waarin actieve sturing van de financiën normaal gedrag bij elke budgethouder is.

Trefwoorden: schoolbegroting, goede begroting, begrotingsmodel, lumpsum, loonkosten, werkgeverslasten, ggl

Deel deze pagina met je volgers op social media: